Обязанности: - Планированием и ведением рабочего графика руководителя - Организация встреч. - Планирование месяца, недели, дня - Координация внутренних совещаний. - Организация командировок - Административная поддержка - Контроль исполнения задач. - Сбор информации по поручению руководителя, оформление и контроль сроков исполнения поручений подразделениями, помощь в решение внештатных ситуаций. - Бизнес - поддержка - Поиск необходимых контактов. - Ведение переписки с партнерами - Разработка презентаций. - Контроль за соблюдением сроков исполнения проектов, соответствия результатов поставленным задачам - Прием, регистрация входящей и исходящей документации - Сканирование и передача адресатам входящей документации, поступившей из сторонних организаций, представительств и филиалов Общества, не работающих в ИС (ЕОСДО) организации - Регистрация и сканирование исходящих документов - Отправка документации по электронной почте - Обработка запросов, поступающих в Дирекцию - Создания, согласования и подписания входящих и исходящих документов, служебных и докладных записок, ОРД - Поиск документов в ЕОСДО - Оперативный архив подразделений - Ведение справочно-информационной работу по входящим документам по запросам работников Общества и сторонних организаций. Личностные навыки: - Умение ориентироваться в нестандартных ситуациях; - Гибкость, адаптивность, готовность к изменениям; - Высокая скорость мышления; - Готовность к высокой интенсивности рабочих задач; - Быстрая обучаемость, способность разобраться в любой сфере; - Умение держать на контроле все важные задачи, планировать свое время и время руководителя; - Здравое отношение к объективной критике/замечаниям по работе умение работать над собой; - Кругозор и умение общаться; - Пунктуальность; - Проактивная позиция; - Ориентир на долгосрочное сотрудничество Квалификационные навыки: Высшее профессиональное образование и стаж работы в сфере документационного обеспечения не менее 3-х лет в должности специалиста документоведа. Знание программ MS Word, MS Excel, MS Outlook, Internet Explorer, программы по сканированию, умение работать в программных комплексах "Корпоративная система ОРД", "Делопроизводство", ЕОСДО, Архивариус. Знание действующих законодательных актов РФ, государственных и отраслевых нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению, действующих в Обществе организационных и распорядительных документов по архивному делу и документационному обеспечению, других организационных и распорядительных документов по направлению деятельности УД. Умение разрабатывать нормативные и методические документы, в пределах своей компетенции, по оптимизации процессов обработки документации. Участие в совершенствовании автоматизированных систем, используемых в работе управления. Организационные навыки: умение взаимодействовать с представителями руководства общества и работниками других структурных подразделений. Управленческие навыки: умение самостоятельно организовывать, планировать и контролировать работу группы специалистов, ранжировать задачи по срочности и значимости. |