Прием и распределение вход./ исход. звонков; Оформление командировок, бронирование билетов, гостиниц, полное осуществление travel-поддержки, оплата выставленных счетов и предоставление закрывающих документов; Работа в SAP в разделе офис и сервис; Контроль наличия рекламной печатной продукции; Организация встреч, ведение протоколов. переписка с контрагентами и другими организациями; прием входящей./ исходящей корреспонденции с описями, ее регистрация (письма, электр письма, бандероли, посылки); Работа с Почтой России, DHL, TNT express, EMC). Планирование графика работы курьера по работе с почтой. Подготовка проектов писем, приказов, распоряжений от руководителя и другой информационно-справочной документации . Размещение на сервере и обновление графика работы сервисного центра и телефонного справочника, фотоотчетов; Составление, планирование и согласование бюджета на год по жизнеобеспечению офиса (вода, канцтовары, хозтовары); Полное жизнеобеспечение офиса (контроль наличия воды, канцтоваров, хозтоваров, продуктов и т.д, оформление счетов для бухгалтерии; предоставление в бухгалтерию закрывающих документов (счет, товарн наклад, счет- фактура, в конце года Акт сверки), контроль клинингом офиса; Взаимодействие с отделом маркетинга, помощь в подготовке мероприятий и выставок, работа с подрядчиками по бренд-буку компании; получение денежных средств на (почтовые расходы, представительские расходы), а также предоставление ежемесячного авансового отчета по израсходованным средствам; регистрация и хранение заключаемых договоров, дополн. соглашений, приложений, и размещение на сервере, а также отслеживание необходимых согласований для дальнейшей оплаты; контроль дебиторской задолженности; оформление доверенностей на получение товара и почты; ведение и хранение номенклатуры дел; заказ и оплата печатей по поручению руководителя, их учет и хранение. оказание консультативной помощи сотрудникам; Travel-поддержка руководителя и подчиненных, оформление командировочных листов; Работа с офисной техникой: копир, факс, сканер, принтер |