Делопроизводитель, офис-менеджер, главный (ведущий) специалист, архивист

Имя

Валентина

Контакты

Доступны бесплатно после регистрации или входа

Общая информация

Проживание

Подольск

Заработная плата

от 40 000 руб.

График работы

Полный рабочий день

Образование

Среднее специальное

Опыт работы

19 лет 6 месяцев

Гражданство

Россия

Пол

Женский

Возраст

57 лет   (14 января 1967)

Опыт работы

Период работы

декабрь 2017 — октябрь 2022   (4 года 11 месяцев)

Должность

Помощник конкурсного управляющего

Компания

ОАО АКБ "Пробизнесбанк" (ГК "АСВ")

Обязанности

- регистрация входящих документов в программе Tessa (СЭД);

- регистрация исходящих документов в программе Tessa (СЭД);

- работа с исходящими документами от юридических фирм МКА КВОРУМ и Исполком посредством программы Нумератор, электронной почты, файлообменника, Tessa;

- редактирование (вычитка, исправление ошибок и оформление, согласно установленных норм оформления документов), согласование ответов на запросы и возврат исполнителям МКА КВОРУМ и Исполком;

- предоставление исходящих номеров для рассылки по исполнительным производствам МКА Кворум и ежедневный контроль предоставления справочной информации для завершения регистрации;

- завершение регистрации документов в программе Tessa, закрытие регистрационных карточек;

- редактирование, согласование, регистрация в Tessa, работа с письмами в Tessa для отправки в ЦБ через личный кабинет и письмами для отправки по электронной почте;

- сканирование и загрузка в программу Тесса, распечатка, сшив документов;

- работа с архивными документами, взаимодействие с архивом и с клиентским отделом по подбору кредитных досье, документов для юристов;

- работала в смешанном формате: удаленно и в офисе.

Период работы

март 2012 — декабрь 2017   (5 лет 10 месяцев)

Должность

Ведущий специалист Общего отдела

Компания

ЗАО "М БАНК"

Обязанности

- документооборот банка: ежедневный прием/сортировка почты и курьерской доставки, документов от физических и юридических лиц, регламентирующих документов по спецвсязи в электронном виде из Центрального банка РФ, электронной почты по банковскому e-mail, регистрация входящей/исходящей корреспонденции, доведение документов до руководства, структурных подразделений, дополнительных офисов и исполнителей;

- работа с внутренними документами банка в электронной программе Edocs: размещение заявок, редактирование Приказов по основной деятельности и Нормативных документов, ввод их в действие и доведение их до руководства, структурных подразделений, дополнительных офисов и исполнителей, размещение на внутреннем ресурсе банка для общего доступа сотрудников;

- ведение дел отдела, оформление дел отдела, подготовка их в соответствии с номенклатурой и передача в архив банка по описям;

- организация курьерской доставки корреспонденции банка;

- внутренний учет проездных билетов для сотрудников и курьеров банка, отчетность по ним;

- ведение табеля посещаемости сотрудников отдела, ежемесячная сдача его в Управление по работе с персоналом;

- составление и контроль графика отпусков сотрудников отдела;

- консультирование сотрудников банка и подразделений (дополнительных офисов) по документообороту и отдельным документам банка;

- подбор необходимой корреспонденции (входящей/исходящей) для руководства, сотрудников и подразделений банка;

- проставление банковской печати на документах банка;

- сканирование и отправка с банковского e-mail документов сотрудников банка;

- взаимодействие с архивом банка, подготовка дел и сдача их в архив;

- помощь сотрудникам архива в подборке дел для сотрудников банка при больших объемах;

- замещение специалистов отдела до заместителя начальника отдела на время отпусков.

Период работы

декабрь 2010 — июль 2011   (8 месяцев)

Должность

Начальник архива

Компания

Всероссийская общественная организация "Русское географическое общество"

Обязанности

- вела учет (базу, учетные карточки 7000 человек) членов и кандидатов РГО в соответствии с Уставом общества;

- вела учет и выдачу членских билетов;

- организовывала взаимодействие (встречи, переписку) региональных отделений с Исполнительной дирекцией РГО;

- составляла справки (сводки) по работе регионального отдела для предоставления Исполнительной дирекции РГО, Ученому совету РГО, сотрудникам РГО;

- вела документооборот Центра регионального развития РГО;

- принимала участие в организации работы отдела делопроизводства по формированию архива РГО (консультировала по формированию дел, входила в состав комиссии по оценке документов и подготовке их к хранению в архиве);

- занималась оформлением командировочных документов для сотрудников;

- взаимодействовала с бухгалтерией организации по вопросу соответствия и своевременного предоставления отчетных документов по командировкам сотрудников, бюджету Центра регионального развития;

- занималась представительскими расходами Центра регионального развития РГО (организацией закупок продуктов и канцтоваров в офис), отчетностью по ним;

- взаимодействовала с юридическим отделом ВОО РГО по созданию юридических лиц в региональных отделениях РГО: формировала пакеты документов, как предоставляемые региональными отделениями юристам Исполнительной дирекции РГО, так и передаваемые в регионы, консультировала региональные отделения РГО по комплектации предоставляемых пакетов документов и вела учет до окончания регистрации;

Период работы

апрель 2007 — декабрь 2010   (3 года 9 месяцев)

Должность

Заведующая канцелярией, руководитель службы документального обеспечения (архива организации)

Компания

ЗАО "ГК Дружба" (строительный холдинг)

Обязанности

Руководила канцелярией Холдинга:

- составляла организационно-распорядительные и нормативные документы по общей деятельности Холдинга и делопроизводству;

- разрабатывала номенклатуру дел, в том числе сводную номенклатуру дел Холдинга с "0";

- унифицировала формы документов на бланках Холдинга в соответствии с нормами ГОСТа и осуществляла контроль соответствия;

- разработала единую систему документооборота Холдинга с учетом специфики структуры, вноcила изменения в соответствии с изменениями структуры;

- осуществляла информационно-справочную поддержку структурных подразделений в рамках деятельности Канцелярии (МО, г. Домодедово);

- осуществляла контроль приема и регистрации входящей/исходящей корреспонденции, оформления и хранения дел в соответствии с номенклатурой;

- проводила экспертизу, редактирование общей внутренней и внешней переписки Холдинга на предмет правильности составления и оформления в соответствии с унифицированными формами документации и требованиями Инструкции по делопроизводству;

- осуществляла контроль согласования документов и исполнительный контроль;

- обеспечивала своевременную доставку корреспонденции руководству подразделений Холдинга (экспертиза и распределение документов по подразделениям);

- организовывала своевременную доставку корреспонденции в офис (работала с почтовым отделением по заключению договора на обслуживание), отправку исходящей корреспонденции почтой и курьерской службой, регулировала взаимодействие и обмен информацией с подразделениями Холдинга в МО: электронной почтой, факсом, водителями-экспедиторами;

- вела и контролировала прием звонков, составление и отправку телефонограмм (телеграмм);

- организовывала подбор текущей документации по заявкам руководителей и сотрудников (ксерокопирование, сканирование, брошюрование);

- следила за своевременным обеспечением канцелярии необходимыми принадлежностями, канцтоварами, картриджами;

- составляла бюджет и вела финансовую отчетность по расходам канцелярии.

Руководила службой документального обеспечения (архивом):

- отвечала за хранение Уставных документов всего Холдинга и работу с ними (16 юридических лиц);

- контролировала (в соответствие со стандартом) оформление дел, передаваемых на хранение в архив Холдинга, их учет и регистрацию;

- вела базу данных архивных документов: технической документации, бухгалтерской документации, документов по основной деятельности всех подразделений (юридических лиц) Холдинга;

- осуществляла копирование проектной документации на больших нестандартных копирах для предоставления копий по запросам сотрудников;

- организовывала подбор архивных документов по заявкам руководителей и сотрудников (анализ по приоритетам и срочности исполнения);

- принимала документы на хранение в архив;

- осуществляла контроль хранения, доступа и уничтожения документов архива.

Период работы

ноябрь 2004 — январь 2007   (2 года 3 месяца)

Должность

Начальник канцелярии

Компания

Национальная фондовая ассоциация (банков России)

Обязанности

- организовывала работу секретарей, курьера и водителя-экспедитора, обзвон по письмам, встречи в офисе и вне офиса, командировки руководства, работу с входящей и исходящей корреспонденцией;

- вела график работы руководителей, график работы водителя, график посещаемости сотрудников (составляла табель), базу данных контактов руководителей (переговоры, встречи);

- контролировала исполнение сотрудниками приказов, ведение документооборота, качество составления документов на бланках организации в соответствии с ГОСТом, своевременное получение ответов на запросы, а также отправку ответов в госорганы и др. организации;

- осуществляла прием и распределение звонков, корреспонденции, прием посетителей, поздравление VIP персон и сотрудников, подготовку и своевременную отправку почтовых рассылок (до 2000 писем в одном), закупку канцтоваров и продуктов;

- организовывала и контролировала подготовку документов для проведения конференций, семинаров, рабочих групп, текущей переписки;

-осуществляла подготовку внутрикорпоративных мероприятий;

-занималась обучением секретарей;

-обеспечивала бесперебойную работу отдела, решала различные организационные вопросы.

Скорость печати от 120 у/с.

Период работы

июль 2003 — ноябрь 2004   (1 год 5 месяцев)

Должность

Начальник секретариата

Компания

ООО "ГРАНТ" (Агентство недвижимости)

Обязанности

- постановка документооборота с "0";

- делопроизводство (оформление договоров, доверенностей и их учет);

- размещение рекламы (в печатных изданиях, в интернете);

- развитие технического и программного обеспечения Агентства (обновление программы, взаимодействие с разработчиком, приобретение оргтехники, создание и ведение электронной базы данных, обновление информации на сайте);

- организация взаимодействия отделов;

- подбор и обучение секретарей работе со спецпрограммой, делопроизводству, работе с базой данных;

- контроль и учет телефонных переговоров с клиентами;

- решение административно-хозяйственных вопросов.

Период работы

август 2002 — июнь 2003   (11 месяцев)

Должность

Менеджер

Компания

ООО "ЦЕНТРЧАР" Юридическая фирма

Обязанности

- оформление документов и ведение процесса регистрации юридических лиц в ИМНС РФ и фондах (составляла необходимые документы для регистрации, получения ОГРН и ИНН, формировала пакеты документов для сдачи в фонды);

- осуществляла руководство курьерами.

Образование

Образование

Среднее специальное

Окончание

1986 год

Учебное заведение

МКПУ им. Н.К. Крупской (Белоруссия)

Специальность

Руководитель оркестра народных инструментов

Дополнительная информация

Иностранные языки

Английский (Базовый)

Командировки

Не готова к командировкам

Курсы и тренинги

2001

Курсы секретарей

Учебно-производственный комбинат "ПРОФЦЕНТР", св-во № 5228

Навыки и умения

- уверенно владению ПК: Word, Excel, Outlook, Internet, Lotus Notes, Docs_vision, Edocs, Tessa, Lotsia PDM Plus - документооборот и архив, The Bat, 1C Предприятие (членская база), FineReader, PowerPoint, риэлтерскими спецпрограммами;

- имею опыт внедрения спецпрограмм и СЭД, работала с разработчиками;

- работала с оргтехникой (сканер, принтер, плоттер) и мини АТС;

- работала с рекламой, объемными текстами, скорость печати от 120 у/мин;

- знаю требования делопроизводства (унифицировала формы документов на бланках в соответствии с нормами ГОСТа и осуществляла контроль соответствия), документооборота (разрабатывала единую систему документооборота с учетом специфики структуры, вносила изменения в соответствии с изменениями структуры), разрабатывала номенклатуру дел (осуществляла контроль приема и регистрации входящей/исходящей корреспонденции, оформления и хранения дел в соответствии с номенклатурой), инструкций по делопроизводству (занималась постановкой делопроизводства с "0");

- работала с графиком работы руководителя, табелями сотрудников;

- занималась обеспечением работы офиса (заказ канцтоваров, воды, продуктов и т.д.);

- составляла бюджет и финансовые отчеты по отделу;

- организовывала переговоры и сопровождение выездных встреч руководства, VIP приемы;

- организовывала работу секретариата и обучение сотрудников;

- работала с почтовыми отправлениями (рассылками до 2000 писем в одном) и курьерской службой;

- осуществляла прием звонков, составление и отправку телефонограмм (телеграмм);

- занималась подбором персонала, внутрикорпоративной работой;

- руководила курьерами, секретарями, водителями;

- знаю английский язык на базовом уровне: читаю, перевожу со словарем.

Портфолио