Открытие/закрытие офиса. Осуществление подготовки и организации работы офиса. Организация проверки офисного оборудования (компьютеров, факсимильных аппаратов, телефонов, принтеров и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса. Обеспечение офиса необходимыми материалами и иными товарно-материальными ценностями для работы офиса, хранение, распределение между работниками и рациональное использование перечисленных ценностей. Обеспечение чистоты и порядка в офисе организации. Встреча клиентов, гостей офиса. Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих его эффективной работе. Hабота по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация). Осуществление контроля за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль. Обеспечение исполнения работниками указаний руководства организации. Печать по указанию руководителя служебных материалов, необходимых для его работы и работы сотрудников офиса. Организация приема посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Консультирование посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг. Принятие мер по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций. Информирование руководства об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принятие мер по их ликвидации. Координация завершения работы офиса и подготовка к новому рабочему дню: приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, освещения, пр. Выполнение отдельных служебных поручений директора и заместителя директора организации. Подготовка/ составление типовых, шаблонных документов. Составление еженедельного и месячного отчета для руководителя. Работа с базой crm компании. Реклама объектов недвижимости компании. Участие в ведении профиля компании в Инстаграм. Работа с курьерами. Работа с соискателями. Сопровождение и адаптация новичков на этапе обучения профессии. |