• Полная административная и информационная поддержка руководителя. • Полная бизнес-поддержка и ассистирование генеральному директору. • Круглосуточная поддержка : 24/7/365 • Ведение, координация и контроль прохождения платежей • Согласование документов. • Ведение отчетных таблиц. • Прием и распределение входящих звонков. • Планирование, организация и сопровождение рабочего дня руководителя (организация встреч, переговоров, совещаний и т.д.). • Ведение Личного Календаря Руководителей на ежедневной основе (встречи, графики поездки). • Организация рабочего дня руководителя, ведение календаря в MS Outlook. • Отслеживание исполнения поручений руководителя. • Ведение делопроизводства: информационных писем, контроль исполнения, регистрация документов и пр. • Работа с входящей и исходящей корреспонденцией и ведение деловой переписки (сортировка входящей корреспонденции, ответы, ранжирование по важности/срочности). • Работа с контактами (адресная книга, дни рождения и др.) • Организация и участие в совещаниях и переговорах. • Организация встреч руководителя и прием посетителей. • Подготовка материалов к совещаниям, переговорам. • Сбор и подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов для Руководителя. • Доведение до работников указаний, распоряжений, поручений Руководителя, контроль их исполнения точно в срок. • Контроль выполнения задач руководителя (отчет по статусу выполнения задач). • Подготовка, обновление, систематизация информации на регулярной основе. • Контроль своевременного поступления отчетов Руководителю от сотрудников. • Информационно-справочное и документационное обеспечение руководителя. • Подготовка проектов документов (письма, приказы, отчеты), выполнение печатных, копировальных работы. • Предварительное рассмотрение и контроль качества, правильности составления документов, предоставляемых на подпись руководителя. • Участие во всех бизнес-процессах компании, контроль исполнения распоряжений на всех уровнях с предоставлением "обратной связи" руководителю. • Взаимодействие с подрядчиками и поставщиками: переписка, заключение договоров. • Решение организационных и хозяйственных вопросов. • Организация переговоров и встреч руководителя. • Решение нестандартных задач. • Организация и ведение делопроизводства и архивного дела: • Организация корпоративных мероприятий. • Подготовка авансовых отчетов. • Координация работы курьеров и водителей. • Ведение и актуализация базы контактов руководителя. • Информационная поддержка руководителя. • Travel-поддержка (поиск и покупка билетов, бронирование гостиниц, трансфер) руководителя. • Поиск, анализ и обработка информации по запросу руководителя. • Подготовка презентаций, отчетов по поручению руководителя. • Организация личных и партнерских встреч и мероприятий руководителя. • Выполнение личных поручений руководителя (подарки клиентам и партнерам, поручения касающиеся семьи и т.д.). Достижения: провела оптимизацию работы по доставке. Был заключен договор с компанией, занимавшейся доставкой грузов и корреспонденции в любое удобное время, за счет чего снизилось время доставки и уменьшились расходы. Достижения: улучшила систему оповещения сотрудников о мероприятиях, что позволило проводить их оперативно и продуктивно |