Офис-менеджер, Секретарь

Имя

Эльвира

Контакты

Доступны бесплатно после регистрации или входа

Общая информация

Проживание

Подольск

Заработная плата

от 40 000 руб.

График работы

Полный рабочий день

Образование

Высшее

Опыт работы

13 лет 11 месяцев

Гражданство

Россия

Пол

Женский

Возраст

41 год   (28 февраля 1983)

Опыт работы

Период работы

август 2014 — по настоящее время   (10 лет 4 месяца)

Должность

Помощник руководителя

Компания

Ассоциация предприятий малого и среднего бизнеса г. Подольска

Обязанности

Прием/переадресация телефонных звонков, факсов;

Прием/регистрация входящей/исходящей корреспонденции.

Работа с оргтехникой (брошюрование, ксерокопирование, сканирование документов);

Организация работы курьера, работа с курьерскими почтовыми службами;

Ведение документооборота в 1С. и проведение инвентаризации в 1С;

Прием, встреча, посетителей (чай-кофе);

Координация и организационное обеспечение встреч. Организация заседаний, советов, совещаний;

Административная поддержка руководителя, выполнение личных поручений;

Информационно-аналитическая поддержка руководителя: поиск и обработка информации по запросу;

Ведение деловой переписки;

Организация деловых поездок и встреч сотрудникова: логистика оптимальных маршрутов, оформление документов на визы, бронирование билетов, гостиниц, заказ такси и др.

Архивация внутренней документации;

Работа с сервисными компаниями для поддержания жизнедеятельности офиса, закупка воды, канц. товаров, картриджей и др.

Организация корпоративных праздников, банкетов и других мероприятий.

Период работы

март 2014 — август 2014   (6 месяцев)

Должность

Ведущий специалист группы организации и обеспечения визитов

Компания

ФГУП "ВИАМ"

Обязанности

Организация встреч и переговоров с российскими и зарубежными партнерами, ведение деловой переписки;

-Организация протокольных мероприятий;

-Обслуживание переговоров, конференций, симпозиумов, банкетов, фуршетов, подготовка и организация концертных программ;

-Проведение культурных мероприятий, в том числе выездных, заказ, закупка сувениров и полиграфической продукции, вручаемых партнерам на переговорах.

-Заказ, бронирование авиа/ж.д. билетов, гостиниц, ресторанов и др.

-Сопровождение (трансфер) зарубежных партнеров из аэропорта/ в аэропорт.

-Организация культурного досуга гостей, сопровождение, проведение экскурсий,

-Составление банкетного меню, работа с шеф поваром, самостоятельная закупка различных продуктов питания, воды, алкоголя, хоз. и канц. товаров;

-Ведение документации, составление программ, сметы расходов, авансовые отчетности и др.

-Выполнение личных поручений руководства и др.

Период работы

май 2009 — март 2014   (4 года 11 месяцев)

Должность

Помощник руководителя, офис менеджер

Компания

ООО "СИМ СИТИ"

Обязанности

-Планирование рабочего дня руководителя (координация встреч, переговоров, протоколирование совещаний);

-Прием и регистрация вход/исход. документации, делопроизводство, подача документов на подпись руководителю, контроль исполнения приказов, распоряжений и пр.;

-Прием, переадресация звонков, факсов, сканирование, брошюрование, надлежащее оформление документов;

- Поиск и предоставление аналитических, информационных, справочных и иных материалов для руководителя;

- Осуществление технического обеспечение деятельности руководителя (заказ транспорта, покупка авиа/ж.д. билетов, бронирование гостиниц);

-Исполнение личных поручений руководителя (выбор подарков деловым партнерам, организация ужинов, обедов др..);

-Руководство сотрудниками офиса (водители, курьеры, уборщицы) и распределение обязанностей;

-Организация процесса учета рабочего времени сотрудников, ведение табеля рабочего времени;

- Бюджетирование и оптимизация расходов на административно-хозяйственную деятельность, ведение отчетности по корпоративной сотовой связи;

- Организация учета материальных ценностей, участие в проведении инвентаризации;

-Обеспечение офиса расходными материалами, их учет и рациональное расходование (вода, канцелярия, хоз.товары, картриджи, мебель, оборудование, полиграфическая продукция, визитки, и др.). Заключение договоров с поставщиками;

- Организация взаимодействия с курьерскими службами по договору (DHL, UPS, FedEx, почта России);

-Подготовка сувенирных и рекламных продуктов полиграфии, размещение заказов в типографии и организация доставки готовых макетов;

-Организация корпоративных мероприятий, банкетов, фуршетов, поздравлений сотрудников со значимыми датами, покупка цветов и подарков.

Период работы

сентябрь 2007 — март 2009   (1 год 7 месяцев)

Должность

Менеджер по оформлению документов

Компания

ООО"Автодина-Юг"

Обязанности

-Ведение учета рабочего времени сотрудников;

-Входящие/исход.звонки, факс, ксерокс, регистрация вх/исх. корреспонденции;

-Работа с клиентами автосалона. Оформление и заключение договоров купли-продажи на а/м, расчеты по стоимости, оформление документов на рассрочку или кредит, работа с банками, выставление счетов.

-Составление ежедневных отчетов по продажам а/м;

-Оформление ПТС и гарантийных книжек, оформление документов в ГАИ на получение номеров;

-Ведение административно-хозяйственной деятельности (закупка воды‚ канцтоваров‚ картриджей‚ спец. одежды);

-Ведение переговоров с поставщиками, заключение договоров на поставку оборудования; Прием, оприходование товара, контроль оформления сопроводительных документов.

- Обеспечение питания сотрудников сервисного центра и др.

Период работы

август 2005 — август 2007   (2 года 1 месяц)

Должность

Офис менеджер

Компания

ООО "Дельта Проф"

Обязанности

-Встреча и сопровождение клиентов, подготовка переговорных комнат, формирование графика деловых встреч и переговоров;

-Планирование рабочего дня руководителя, организация визитов, подготовка встреч; выполнение личных поручений руководителя;

-Своевременная подача документов на подпись руководителю, проверка правильности оформления договоров и исходящей документации, контроль своевременного возврата документов и др.

-Организация документооборота (прием, учет, регистрация, ведение реестра и архивирование документов)и др.

Образование

Образование

Высшее

Окончание

2009 год

Учебное заведение

Российский Новый Университет

Специальность

Экономист

Образование

Среднее специальное

Окончание

2002 год

Учебное заведение

Техникум Экономики и права

Специальность

Товаровед

Дополнительная информация

Иностранные языки

Английский (Базовый)

Водительские права

Категория B

Командировки

Готова к командировкам

Курсы и тренинги

2008 г. - Менеджер по персоналу, Столичный центр Экономики и Права

2007 г. - Управление персоналом, кадровое делопроизводство. Высшая Школа Экономики и Сервиса

2015 г. - Бухгалтерский учет, 1С 8

Центр Оперативного Профессионального Образования, г. Подольск

2015 г.- Кадровое делопроизводство

Центр Оперативного Профессионального Образования, г. Подольск

Навыки и умения

Имею навыки организационной деятельности, могу качественно и бесперебойно координировать процессы.

Считаю себя достаточно компетентным специалистом и ответственным сотрудником. Готова большому объему работ и серьезной ответственности.

Знание ПК:

1 С, Word, Excel, Internet, Outlook, Power Point, Fine Reader, кадровое делопроизводство.

Личные качества:

Коммуникабельность, дипломатичность, ответственность, исполнительность, корпоративность, стрессоустойчивость.

Дополнительно:

Водительские права, автомобиль.

Без вредных привычек