Группа Компаний "FEDECO" Москва, www.fedeco.ru Личный помощник руководителя (собственника компании) Обязанности: Курирование нескольких блоков работ: Тревел поддержка: • Полный travel support (оформление виз, загранпаспортов, оформление командировок, трансферы, билеты, гостиницы, аренда машин, VIP-залов, ресторанов, организация сложных поездок). • Круглосуточная поддержка по телефону: 24/7/365. Административные функции: • Планирование, организация и сопровождение рабочего дня руководителя (организация встреч, переговоров, совещаний и т.д.), ведение календаря в MS Outlook. • Организация встреч руководителя и прием посетителей. • Подготовка материалов к совещаниям, переговорам. • Доведение до работников указаний, распоряжений, поручений Руководителя, контроль их исполнения точно в срок. • Подготовка проектов документов (письма, приказы), выполнение печатных, копировальных работы. • Предварительное рассмотрение и контроль качества, правильности составления документов, предоставляемых на подпись руководителя. • Решение организационных и хозяйственных вопросов. • Подготовка авансовых отчетов, контроль расходов. • Ведение и актуализация базы контактов руководителя. • Поиск, анализ и обработка информации по запросу руководителя. • Выполнение личных поручений руководителя (подарки клиентам и партнерам, поручения касающиеся семьи и т.д.). Секретариат: • Взаимодействие с двумя секретарями, умение правильно распределить объем задач и установить сроки выполнения. • Ведение делопроизводства: составление служебных записок, информационных писем, контроль исполнения, регистрация документов и пр. • Работа с входящей и исходящей корреспонденцией и ведение деловой переписки (сортировка входящей корреспонденции, ответы, ранжирование по важности/срочности). • Регистрация входящей и исходящей документации, ведение журнала регистрации и базы данных исходящих писем. • Административная поддержка офиса (обработка входящих звонков, получение и отправка корреспонденции, бронирование переговорных). • Взаимодействие с поставщиками услуг (курьерские и почтовые службы, клининговые, аутсорсинговые компании). • Поиск новых поставщиков при необходимости. • Встреча гостей. • Организация материально-технического обеспечения центрального офиса (снабжение офиса продуктами, канцтоварами, медикаментами, оборудованием, мебелью, техникой, и т.д.). | 